Los eventos, la gran herramienta para el branding corporativo.
Hay que tener en cuenta que cualquier proyecto que se desarrolle con el objetivo de conseguir difusión, como puede ser el caso de un evento, necesita el apoyo de medios de comunicación. Ellos conseguirán incrementar notablemente la transmisión del mensaje.
Que los medios de comunicación muestren interés por un evento es difícil, si consideramos que cada día se realizan numerosos actos.
Precisamente, la noticiabilidad del evento, esto es, ese conjunto de características que hacen que este despierte interés y pueda ser publicado por los medios, va a depender de una serie de cuestiones que detallaremos a continuación.
Expectativas previas al evento
El trabajo de comunicación efectuado previamente a la realización del evento resultará fundamental para generar expectativas e interés.
Para esto, resulta imprescindible conocer al público al que nos dirigimos para fidelizarle y conseguir que sean ellos los que difundan la noticia.
La Suite Comunicación se encargó el pasado mes de abril de la comunicación del evento Marketing Summit celebrado en Málaga por parte de ESIC Marketing and Business School.
Por ello, como forma de generar atracción del evento, se enviaron notas de prensa a los diferentes medios de comunicación y, entre ellos, la publicaron los siguientes medios:
- LA OPINIÓN DE MÁLAGA
Málaga celebra su primer Marketing Summit
- 20 MINUTOS
ESIC organiza el próximo martes ‘Marketing Summit’ con expertos digitales
- EUROPA PRESS
ESIC organiza el próximo martes ‘Marketing Summit’ con expertos digitales
- VIVI MARBELLA
Expertos digitales e influencers convocados al “Marketing Summit” de Esic en Málaga
- TELEPRENSA
ESIC organiza el próximo martes ‘Marketing Summit’ con expertos digitales
- ESPACIO JOVEN UNI
Entrevista al director de ESIC Málaga
- VIDA ECONÓMICA
Esic organiza el “Marketing Summit”, con expertos digitales e influencers
Para incrementar el tráfico a la web y multiplicar la difusión del evento, se trabajaron las redes sociales, creando perfiles y el hashtag para el evento (#ESICMKsummit).
Asimismo, se llevó a cabo la creación de una landing page que se movió por las redes sociales para que la gente pudiera inscribirse para asistir al evento y pudiera conocer el programa del mismo.
http://www.ecrmserver.net/ecrm/mensajes/esic_postgrado/873/index.htm
Por otro lado, de la organización del evento, se encargó EGA (Executive Global Agency).
Comunicación durante el evento
Durante el evento, resulta clave mantener la atención, tanto de los invitados como aquellos que no pudieron asistir.
La herramienta a la que recurrimos para la comunicación de lo que estaba sucediendo durante el evento fue Keyhole, que sirve para efectuar la monitorización de hashtags, links y palabras clave en Twitter. Permite hacer un seguimiento de campañas publicitarias, identificar influencers y clientes potenciales.
De esta manera, conseguimos que el evento no solo se quede entre los asistentes al mismo, sino que multipliquemos su impacto y viralidad.
Asimismo, es importante contar con la asistencia de influencers con el fin de que el evento tenga mayor difusión. En nuestro caso, se contactó con Pablo Puyol, presentador y actor, que se encargó junto con Araceli Vera, influencer y personal shopper, de dirigir el evento presentando a los ponentes y haciendo entrega de los regalos de los patrocinadores.
Acciones post evento
Si días después de terminar el evento continúan hablando de este, hemos tenido éxito. Sólo así podremos saber si deberíamos repetir su celebración.
El trabajo de comunicación posterior es igual o más importante que el realizado antes del mismo.
La idea es crear engagement con nuestro público objetivo. Debemos informar de todo lo destacablemente sucedido en el evento, mediante contenido de calidad, que sea fácilmente compartible, para llegar al mayor número de usuarios posible.
Si hemos realizado una buena cobertura del evento, tendremos mucho material para difundir:
- Vídeos
Se puede dosificar el contenido audiovisual en vídeos para descargar.
- Entrevistas y artículos en la web
Tanto el blog como la web permitirán hacer pequeños resúmenes sobre el evento.
- Redes sociales
Mientras generemos contenido de interés (vídeos, fotos, noticias de interés), podremos mantener la comunidad generada previa a la realización del evento.
- Balance final con los medios de comunicación
No podemos descuidar la relación con los medios de comunicación. Si les proporcionamos datos de asistentes o noticias destacadas, además de imágenes, será más fácil que publiquen noticias sobre el evento.
Durante el post evento también se debe llevar a cabo una monitorización de los resultados y los logros obtenidos.
Esta monitorización del evento se puede realizar de distintos modos:
- Dossier de impacto
Servirá para conocer si el alcance social del evento ha sido el adecuado y ver si hemos cumplido objetivos. Asimismo, también debe incluir una medición de la asistencia al mismo.
- Dossier de patrocinio
Sirve para comunicarle al cliente el grado de impacto y de beneficio que se ha conseguido para la marca. Asimismo, sirve para analizar su viabilidad y la futura captación de fuentes de financiación (patrocinadores, colaboradores, etc.) para organizar más eventos en el futuro.
- Contabilizar las visitas al sitio web
También deberemos estar al tanto de las estadísticas de nuestro sitio web, para conocer si han aumentado las visitas antes, durante y después de la celebración del evento, evolución de los leads, tasas de conversión, etc.
Hay que evaluar cómo, internamente, se ha desarrollado el proyecto, para identificar fortalezas y debilidades del mismo. Hay que atender a los KPIs establecidos preguntándonos qué podríamos haber hecho mejor.
Además del feedback obtenido internamente, la opinión de nuestro cliente también es muy importante. Estos querrán conocer de primera mano el rendimiento de su evento. Hay que ponerse en contacto con ellos para conocer si quedaron contentos con el trabajo realizado y conocer su opinión sobre el desarrollo del mismo.
Beneficios de organizar un buen evento
Organizar un evento supone una gran inversión de dinero y tiempo. No obstante, un evento exitoso puede suponer grandes beneficios empresariales. Por ello, se considera como una efectiva estrategia de marketing porque:
- Tiene impacto publicitario sobre la audiencia.
- Genera mayor compromiso comercial.
- Humaniza a la empresa de cara a los clientes.
- Mejora la imagen de marca.
En definitiva, la labor que realice una agencia de comunicación es fundamental para que el evento sea conocido por los principales stakeholders de nuestro cliente.
