Hoy en The Lounge te contamos cómo organizar una rueda de prensa

Has organizado un festival musical con un repertorio espectacular o un taller con ponentes de renombre, pero… y ahora, ¿qué? Si te estás planteando la posibilidad de organizar una rueda de prensa, tienes que conocer cuáles son los puntos clave para que sea todo un éxito.

En este artículo, descubrirás como planificar una rueda de prensa y poder, así, dar a conocer en los medios de comunicación ese gran proyecto que tienes entre manos.

Sin embargo, en primer lugar, explicaremos qué se entiende por rueda de prensa.

¿Qué es una rueda de prensa?

Se trata de un acto informativo que convoca una entidad, organismo o persona, al cual se invitan a los medios de comunicación para que informen de lo que allí ocurra. Con otras palabras, se trata de reunir a periodistas para transmitirles una determinada información. Mediante ellas, las empresas pueden ofrecer información a los periodistas atrayendo su atención y permitiendo que formen parte del evento con sus preguntas.

Se convoca a los medios con el fin de difundir una determinada información o noticia. Su convocatoria depende del alcance que queramos dar a ese comunicado o noticia, además de captar el interés de nuestro público objetivo.

Organizar una rueda de prensa implica desplazar a muchos periodistas y cámaras hasta el lugar de celebración.

Después de esta, es fundamental hacer un seguimiento de los medios sobre la repercusión conseguida.

¿Cuándo enviar una convocatoria de rueda de prensa a los medios de comunicación?

Generalmente, suele ser en ocasiones puntuales para presentar informes de interés de cara a la opinión pública, o hacer demostraciones de productos en directo.

Por ello, para el resto de las noticias, es recomendable enviar mejor una nota de prensa.

Antes de invitar a un medio de comunicación, es imprescindible preguntarse si lo que va a transmitir es importante para ellos o solamente para nuestra empresa u organización. Esto es vital porque a veces sucede que muchas personas piensan que las ruedas de prensa valen para todo. Sin embargo, en ciertas ocasiones, un simple comunicado de prensa es más eficaz que convocar a medios de comunicación. Esta situación puede darse si el tema no es de la suficiente relevancia para los periodistas, o se celebran varios actos de interés en la ciudad.

Pasos para hacer bien una rueda de prensa

Preparación del material

Para organizar una rueda de prensa, hay que preparar el material que enviaremos a los medios de comunicación. En primer lugar, haremos una recopilación de toda la información con la que elaboraremos un dossier de prensa que entregaremos en la rueda de prensa.

Elaboración del mensaje

Los mensajes son diseñados mediante información obtenida a partir de un diagnóstico inicial realizado en el plan de comunicación. Estos deben tener en consideración el entorno económico-social y físico de las entidades, organizaciones y comunidades a las que llegan los mensajes.

Estos son algunos consejos para elaborar correctamente los mensajes, si quieres que sean efectivos:

• Explica conceptos nuevos con ejemplos familiares.
• Utiliza proporciones, porcentajes y números explicando el contexto y con cuidado. Es mejor redondear las cifras.
• Si tienes que utilizar términos técnicos o científicos, explíquelos detalladamente. Si puede cambiarlos por palabras locales, el mensaje se recibirá mejor.
• Aténgase a información esencial.
• Utiliza mensajes simples y cortos.
• Considera la importancia del mensaje que va a transmitir.
• Evita las abreviaturas.
• Revisa bien el mensaje antes de su difusión.
• Incluye fotografías, representaciones o imágenes sobre el contexto local.
• Desarrolla al completo las ideas y en un orden coherente.
• Utiliza gráficos, dibujos y fotos para explicar conceptos si es necesario.
• Evalúa si el mensaje llegará a tener el impacto buscado, comprobándolo con determinadas personas antes de su difusión pública.
• La transparencia en la información no debe estar reñida con la cautela y la prudencia.
• Respóndete a las siguientes cuestiones para valorar la aptitud del mensaje:
  • ¿Los receptores se ponen en acción después del mensaje?
  • ¿Los receptores sienten ser representados con los personajes que se presentan y la situación?
  • ¿Los receptores acogen las propuestas?
  • ¿Las personas comprenden el contenido que se quiere transmitir?
  • ¿Existen las condiciones y medios necesarios a fin de que los receptores apliquen las indicaciones?
  • ¿Qué comentarios u observaciones efectúan los receptores al recibir el mensaje?
  • ¿Es claro el mensaje?
  • ¿Invita a su lectura?

¿Cuándo hacer una rueda de prensa?

Hay que pensar bien tanto la fecha, como la hora. Lo aconsejable es que sea entre las 10:30 y 12:00 horas. Debes tener en cuenta, además de tu propia agenda, la de los periodistas invitados.

También es importante que el acto no coincida con otras convocatorias o eventos similares que resten fuerza al nuestro.

¿Dónde hacer una rueda de prensa?

Hay que escoger un lugar que sea acorde al tema de la rueda de prensa. Tiene que ser de fácil acceso, sin problemas de aparcamiento, que esté acondicionado en cuanto a sonido, calefacción, mesas para escribir, luz, etc.

El lugar escogido puede ser bien en nuestra empresa o alquilar un local (sala de hotel, por ejemplo).

Gestionar las invitaciones

Una vez escogido la fecha y el lugar, es el momento de enviar la convocatoria. El momento perfecto para enviarla es, aproximadamente, 14 días antes de su celebración. El mail debe incluir esta información:

• Quién convoca la rueda de prensa y el motivo.
• Fecha, día de la semana y hora de la rueda de prensa.
• Lugar del evento (con indicaciones para saber llegar).
• Persona de contacto para cuestiones organizativas.

No proporciones demasiada información, así despertarás la curiosidad de los periodistas para que asistan.

Es también fundamental que pidas en la invitación confirmación de asistencia a los periodistas para facilitar la organización.

Prepara el catering, dossier de prensa y otros materiales para la rueda de prensa

Hay que crear un material informativo para repartir a los medios de comunicación existentes, con la posibilidad de ofrecerlo también en formato digital para aquellos periodistas que no hayan podido acudir al evento.

También, se necesita que encargar con antelación un pequeño catering para los periodistas asistentes. Con tener un pequeño espacio para refrescos y café es suficiente.

Hay un detalle que no debes pasar por alto: letreros con los nombres de los oradores. De este modo, los periodistas podrán hablarse entre ellos directamente por su nombre y asignar las citas correctamente.

Preparar a las personas que van a hablar en la rueda de prensa

Prepara a las personas que ofrecerán la rueda de prensa: como darán el mensaje, sus intervenciones, la forma de expresarse y explicarse … Es aconsejable que se usen frases directas y cortas y se repita en varias ocasiones el mensaje principal, es decir, el motivo de convocatoria de la rueda de prensa.

¿Cuánto dura una rueda de prensa?

La duración de la rueda de prensa depende de varios factores:

• Número de personas asistentes
• Lugar de celebración
• El tema que tratar
• Etcétera.

Generalmente, dura entre 15 y 25 minutos.

En la rueda de prensa, ¿se debe hacer fotografías, vídeos y grabar el audio?

Sí. Haz fotos, vídeos y graba el audio para enviarlo posteriormente a los medios. Para las fotos, que haya un photocall o que salga el logo de la empresa, logrando que haya luz suficiente para que imágenes y vídeos se vean bien.

Da las gracias por la asistencia

Tanto al inicio como al final de la rueda de prensa, así como a través de correo electrónico a los distintos asistentes.

Mide el resultado de la rueda de prensa

Tan importante como dar a conocer la información es medir los resultados obtenidos del acto. El objetivo es conocer si el mensaje ha sido eficaz y si los medios lo han interpretado bien, ya que estos darán a conocerlo a la opinión pública. En el caso contrario, se debe evaluar si el mensaje fue transmitido correctamente.

Posteriormente, juntamente con el Gabinete de Comunicación, debe potenciarse el mensaje a través de la web, redes sociales y compañeros sindicalistas.

#Momentos antes de una rueda de prensa y celebración de esta

Nunca se atenderá a los medios de comunicación antes de la rueda de prensa, a no ser que esté gestionado por el Gabinete de Comunicación, con el compromiso de que estas conversaciones no sean emitidas o publicadas antes de la convocatoria.

La rueda de prensa debe empezar con puntualidad y los móviles deben de estar apagados al entrar.

Al comienzo, se da la bienvenida a los MMCC, presentando la convocatoria y los asistentes con nombres, apellidos y cargos correspondientes.

Al terminar el acto, se abrirá turno de preguntas y se agradecerá nuevamente la asistencia.